Algemene voorwaarden
 

Artikel 1: Toepassingsgebied- voorwerp & contractpartijen

De dienstverlening gekend onder de handelsbenaming “Easypost” (gedeponeerd merk en logo), is een beschermd en internationaal totaal- “business-concept “, waarvan de uitbating onder de vorm van franchising-contracten wordt toegekend aan nationale/lokale bedrijfsentiteiten die als licentiehouders elk voor zichzelf de dienstverlening zelfstandig aanbieden en verrichten t.o.v. de eindklant.

Afhankelijk van de locatie en/of het volume, kan de dienstverlening (binnen de organisatie van Easypost-concept), ten opzichte van de eindklant door een andere lokale bedrijfsexploitant verricht worden . De Easypost-dienstverlener wordt telkens op de voorzijde van het contract of de factuur, duidelijk geïdentificeerd en hierna gemakkelijkheidshalve telkens Easypost genoemd.

De klant aanvaardt en erkent uitsluitend met Easypost te contracteren volgens onderhavige algemene bepalingen, waarvan slechts kan worden afgeweken mits uitdrukkelijk en schriftelijk akkoord van Easypost. In geen geval zijn de algemene of bijzondere voorwaarden van de klant of van andere partijen dan Easypost van toepassing.


Artikel 2: Omschrijving dienstverlening: Afhalen en verwerking zendingen en pakketten – invoering in postcircuit.

2.1.Easypost engageert zich om naar best vermogen de uitgaande post van de klant te optimaliseren, de nationale en internationale zendingen en pakketten van de klant te verwerken. Daartoe zal Easypost onder meer de poststukken bij de klant op zijn adres of aangewezen plaats dagelijks (tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen), ophalen, wegen , sorteren, labelen, frankeren en in (indien materieel en logistiek mogelijk), nog dezelfde dag afleveren aan de diensten van de Belgische Posterijen en/of andere bevoegde nationale/internationale postdiensten. Easypost verwijst tevens naar de meer gedetailleerde dienstenomschrijving op haar webwebsite: www.easypost.org .

Easypost zal op correcte wijze de poststukken behandelen en daarbij de geldende voorschriften van de Belgische Posterijen en de internationale postconventies respecteren. Op ieder moment garandeert Easypost een volledige confidentialiteit in het uitvoeren van haar taken uiteraard ook met behoud van het briefgeheim en aanverwante garanties.

2.2. Easypost heeft als tevens als opdracht het verwerken en invoeren in het postcircuit van de zendingen van de klant. Easypost is gerechtigd om in het kader van optimalisatie inzake logistiek, financiële en/of andere overwegingen, daartoe de meeste gunstige oplossingen inzake dienstverleners, postdiensten, alternatieve private en/of openbare postoperatoren, distributie- en verzendingswijzen vrijelijk te kiezen mits het beoogde eindresultaat zo goed mogelijk gerealiseerd wordt.

Easypost verwerkt alle zendingen met prioriteit– nationaal, internationaal, pakketten en aangetekende zendingen - de dag van ophaling waarna ze in het postcircuit ingevoerd worden en door de Belgische posterijen en/of andere bevoegde nationale/internationale postdiensten volgens de afgesproken voorwaarden en volgens de geldende normen uitgereikt zullen worden

Easypost behoudt zich het recht voor om de zendingen, die niet overeenstemmen met de voorschriften van de Belgische Posterijen en/of toepasselijke de internationale postconventies , formaten en dergelijke te weigeren. Deze stukken zullen daags nadien (of in geval van retourzending), zo snel als mogelijk terug ter beschikking gesteld worden van de klant.


Artikel 3: Totstandkoming, duur en beëindiging van de overeenkomst
3.1. De overeenkomst tussen partijen is van onbepaalde duur gaat in op de datum dat Easypost een bevestiging per e-mail opstuurt aan de klant waarin Easypost de specifieke uitvoeringsmodaliteiten van de overeenkomst bevestigt en de startdatum van erstre afhaling van de te verzenden poststukken, met inbegrip van het geschatte volume af te halen zendingen, de door de klant gekozen plaats voor de afhaling, het uur en regelmaat van de afhaling, de facturatiegegevens van de klant alsook de identificatiecode. (verder kort vermeld als ‘bevestiging modaliteiten’). Partijen komen bij de start van de uitvoering van de dienstverlening een proefperiode overeen, gedurende dewelke de dienstverlening wederzijds wordt getest op efficiëntie en uitvoerbaarheid.

3.2. Opzegging tijdens de proefperiode is door beide partijen dagelijks mogelijk. Opzegging vanaf dat het contract effectief ingaat na de proefperiode is maandelijks mogelijk, mits een aangetekend schrijven voor de 20ste van de lopende maand .

3.3. Easypost heeft het recht de overeenkomst te beëindigen, bij middel van een aangetekende brief aan de klant: indien de klant ernstige inbreuken pleegt op de in dit contract overeengekomen verplichtingen . Mede ingevolge het feit dat Easypost dagdagelijks substantieel bedragen inzake frankeringskosten voorschiet ten behoeve van de klant , heeft Easypost het recht om met onmiddellijke ingang haar dienstverlening op te schorten, in geval van wanbetaling in hoofde van de klant of enige andere aantoonbare gerechtvaardigde redenen die aantonen dat de solvabiliteit van de klant ernstig in het gedrang komt.

3.4. Iedere partij heeft bovendien het recht om de overeenkomst via aangetekend schrijven te beëindigen wanneer de andere partij failliet wordt verklaard of zich in geval van kennelijk onvermogen of staking van betaling bevindt. Dit is ook het geval wanneer er een bewindvoerder of vereffenaar wordt aangesteld , of in geval van substantiële herstructurering .


Artikel 4: Klachten en opmerkingen

Alle klachten of protesten omtrent facturen moeten op straffe van het verval binnen de 15 dagen worden gemeld, op het adres van de zetel van Easypost, bij wege van een ter post aangetekende brief. Na deze periode worden de geleverde diensten beschouwd als zijnde definitief aanvaard door de klant.


Artikel 5: Afgifte van zendingen – verplichtingen van de klant

De klant verbindt er zich toe de zendingen op de afgesproken tijdstippen klaar te zetten zoals overeengekomen in de ‘bevestiging modaliteiten’. De zendingen moeten zich op een voor Easypost gemakkelijk toegankelijke plaats bevinden. Dat betekent dat die plaats vrij en snel toegankelijk moet zijn, dat er een vrije parkeerplaats voor de toegang is .

De klant dient de zendingen aan te bieden in speciale zakken en/of bakken, zoals bepaald in de ‘bevestiging modaliteiten’. De klant dient de zendingen op zodanige wijze te verpakken dat de inhoud ervan door de aangestelden van Easypost zonder hinder noch risico op verwonding/beschadiging kan worden meegenomen .

Artikel 6: Adresverandering en andere wijzigingen

De klant verbindt er zich toe aan Easypost elke adresverandering en/of elke andere substantiële wijziging in de samenwerkingsverhouding voorafgaandelijk mede te delen. In geval van substantiële , wijziging van de klant heeft Easypost het recht het contract op te zeggen of de afgesproken tarieven te wijzigen.


Artikel 7: Materiaal van Easypost

Om de klant toe te laten de zendingen overeenkomstig de ‘bevestiging modaliteiten’ te conditioneren, stelt Easypost een startpakket ter beschikking van de klant bevattende onder meer: bakken, zakken of containers voor deponering van de poststukken.

De klant geeft het materiaal terug aan Easypost zodra ze erom verzoekt. De klant verbindt zich ertoe dat materiaal met zorg te gebruiken en het enkel aan te wenden in het kader van de overeenkomst.


Artikel 8: Medewerking klant - Voorschriften voor de zendingen, controle en teruggave

Wanneer de klant zendingen klaarzet voor Easypost, moet de klant er voor zorgen dat die zendingen voldoen aan de geldende Postwetgeving en de voorschriften inzake formaten en gewichten. Easypost verwijs daarvoor naar de bekende informatie verstrekt door de bevoegde Postdiensten, binnenlandse en internationale Post-operatoren (zie bijvoorbeeld : www.bpost.be

In geval van twijfel omtrent de conformiteit, de bestemming, inhoud, graad van dringendheid of eender welk ander onderwerp, zal Easypost onmiddellijk de klant contacteren (of omgekeerd), per e-mail of per fax, teneinde verdere instructies te bekomen.

Aangezien Easypost slecht over een korte tijdsspanne beschikt om dagelijks de te verzenden poststukken af te halen bij de klant , zal de klant in de grootst mogelijke mate positief meewerken om deze afhaling zo vlot mogelijke te laten verlopen. De klant zal daartoe via de permanent toegankelijke communicatiekanalen, met Easypost communiceren om gewijzigde omstandigheden inzake afhaling te laten kennen ( en vice versa) .


De klantendienst van Easypost is bereikbaar tijdens werkdagen van 08h30 tot 17h via het telefoonnummer 050 69 86 11 en/of via e-mail: backoffice@easypost.org

Easypost zal de poststukken niet van reclame of andere boodschappen voorzien. Easypost voert de nodige controles uit om te onderzoeken of de zendingen in conform zijn aan de hoger gestelde eisen en met de toepasselijke ‘bevestiging modaliteiten’. Stukken die wegens niet-conformiteit en/of andere redenen niet kunnen verzonden worden , zullen onverwijld (in principe de eerst volgende werkdag reeds bij de klant worden terugbezorgd met melding van de redenen van niet verwerking. Easypost kan er in dat geval ook voor opteren aan de klant een meerprijs aan te rekenen.

Indien de klant zendingen afgeeft die niet-conform zijn of die met aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid mogelijks strijdig zijn met andere dwingende wetsbepalingen en vigerende normen, mag Easypost beslissen de behandeling van de betrokken zendingen te weigeren en terugbezorgen bij de klant. Al deze maatregelen kunnen geen aanleiding geven tot enige schadevergoeding lastens Easypost.


Artikel 9: Aangetekende zendingen

Easypost verbindt er zich toe om de afgiftebewijzen van de aangetekende zendingen ter beschikking te stellen van de klant op de wijze en met de regelmaat, zoals voorzien in de overeenkomst, en meer bepaald in de ‘bevestiging modaliteiten’.

In geval een afgiftebewijs door Easypost niet ter beschikking wordt gesteld om wat voor reden dan ook, kan de klant een nieuw exemplaar van het afgiftebewijs bij Easypost aanvragen. Deze aanvraag gebeurt door aanlevering door de klant van de vier volgende gegevens: het nummer van de barcode van de aangetekende zending, de datum van verzending, de naam en het adres van de geadresseerde en het nummer van het operationele ID van de afzender. Easypost doet haar uiterste best om een nieuw exemplaar van het afgiftebewijs aan de klant te verstrekken, maar geeft daarover geen enkele garantie.


Artikel 10: Aansprakelijkheid van Easypost

Easypost kan uiteraard niet aansprakelijk gesteld worden voor misbruiken, overtredingen, wanbedrijven, fouten, vergissingen of nalatigheden of dergelijke die de klant, zijn aangestelden of derden begaan.

Easypost is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het gevolg zou kunnen zijn van de foutieve niet-uitvoering van de overeenkomst door Easypost. In geen enkel geval is Easypost aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, productieverlies , gederfde inkomsten noch enige andere mogelijke nadelige gevolgen.

In het geval er zich toch een schade zou voordoen zal het totaal bedrag aan schadevergoeding verschuldigd door Easypost in ieder geval beperkt zijn tot maximaal en forfaitair één gemiddeld maandbedrag van de door Easypost gefactureerde bedragen die betrekking hebben op de voorafgaande 12 maanden waarin de fout van Easypost plaatsvond (of het gemiddelde van de reeds gefactureerde maandbedragen indien het contract minder dan 1 jaar in uitvoering was. Beide partijen zijn in het algemeen gehouden de nodige maatregelen te nemen die in redelijkheid verwacht mogen worden tot wederzijdse beperking van de schade.


Artikel 11: Facturatie der dienstverleningen & tarieven

Het hoger omschreven dienstverleningspakket omvattende onder meer transport met betrekking tot het afhalen van de te verzenden poststukken , het afleveren aan de bevoegde Postdiensten, het sorteren, het voorschieten van de verzendingskosten, aantekentaksen en alle eventuele andere taksen en/of portkosten, stuurt Easypost periodiek (zoals specifiek op het voorblad overeengekomen), maar minstens telkens op het einde van iedere maand een factuur naar de klant.

De factuur omvat de aanrekening van gedetailleerde verzendingseenheden tegen het tarief equivalent aan de gevraagde verzendingswijze (niet-prior, prior, aangetekend enz..), waarin ook alle geleverde diensten en de voorgeschoten frankeringskosten zijn vervat waardoor echter de diensten vallen onder toepassing van de aanrekening van het op dat moment toepasselijke BTW-tarief van op heden 21%. De factuur vermeldt een samenvattende staat . De overeengekomen tarieven van Easypost stijgen evenredig met de tarieven van de Belgische Posterijen en/of andere (nationale of internationale) Postdiensten. Wijzigingen in de tarificatie zullen steeds voorafgaandelijk meegedeeld worden aan de klant die alsdan het recht heeft om de dienstverlening te beëindigen mits een vooropzeg van 1 maand per aangetekend schrijven voor de 20ste van de lopende maand. De dienstverlening zal in die opzegperiode dan wel geschieden tegen de nieuw aan te rekenen tarieven.

Facturen zijn betaalbaar op het adres van de zetel van de vennootschap die de Easypost-dienstverlening uitvoert en moet volledig in één keer worden betaald uiterlijk binnen de 30 dagen na factuurdatum, ofwel via domiciliëring bij de bank van de klant ofwel op het rekeningnummer zoals vermeld op de factuur.

Niet-betaling van een factuur op de vervaldag brengt van rechtswege en zonder ingebrekestelling de verplichting mee ten laste van de klant om een bijkomende schadevergoeding te betalen gelijk aan 10% van de onbetaalde hoofdsom met een minimum van 150,00 EUR. Onder dezelfde voorwaarden zal een interest aangerekend worden van 10% per jaar op het nog verschuldigde bedrag en dit vanaf de vervaldag van de factuur.


Artikel 12: Betwistingen en klachten

Indien de klant een factuur of een gedeelte ervan betwist, moet hij die betwisten binnen 15 dagen vanaf de factuurdatum. Die betwisting moet de datum en het nummer van de factuur bevatten en per aangetekend schrijven verstuurd worden naar de maatschappelijke zetel van Easypost. Als die termijn van 15 dagen verstreken is, gaat men er van uit dat de klant de factuur onvoorwaardelijk heeft aanvaard. Indien de klant slechts een gedeelte van de factuur betwist en niet de factuur in haar geheel, blijft zijn betaalverplichting op het niet-betwiste gedeelte van de factuur onbeperkt gelden.


Artikel 13: Overdraagbaarheid en Onderaanneming

In het kader van de optimalisatie van haar dienstverlening , wegens logistieke, organisatorische , kostenefficiëntie of andere redenen, behoudt Easypost zich het recht om zonder dat een akkoord van de klant nodig is , deze overeenkomst over te dragen aan een andere Easypost licentie-houdende onderneming . Uiteraard zal in voorkomend geval wel gemeld worden aan de klant. Easypost behoudt zich tevens het recht voor om op onderaannemers en externe dienstverleners beroep te doen om de overeenkomst materieel en logistiek uit te voeren. De klant daarentegen mag de overeenkomst niet overdragen zonder dat hij daarvoor de voorafgaande schriftelijke toestemming heeft bekomen van Easypost.


Artikel 14: Overmacht

Easypost is niet gehouden tot nakoming van haar verbintenissen zoals vermeld in de overeenkomst indien de nakoming ervan wordt belemmerd door overmacht of andere omstandigheden die als gelijkaardig kunnen aanzien worden.

De volgende gevallen zijn onder meer als overmacht te beschouwen: een verkeersongeval dat niet aan Easypost toe te schrijven is en waarbij een aangestelde van Easypost betrokken zou zijn, een abnormale verkeersopstopping omwille van verkeersomstandigheden, ongevallen, werken, omleidingen, schade aan het wegdek, daden of nalatigheden van openbare instanties, een onoverkomelijk defect die een weerslag heeft op de voertuigen van Easypost, lockout, nationale, regionale of lokale stakingen, overstromingen, brand, bliksem, ontploffingen, instortingen, enz.


Artikel 15: Splitsbaarheid

Elke clausule of bepaling van de overeenkomst is een onderscheiden en onafhankelijke bepaling.

Ingeval van nietigheid of onafdwingbaarheid van één van de bepalingen zullen de andere bepalingen van de overeenkomst hun volle rechtskracht behouden.


Artikel 16: Bevoegde rechtbank bij geschillen

De overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht. Alle geschillen tussen partijen, in verband met de uitvoering of de interpretatie van de overeenkomst, vallen onder de bevoegdheid van de hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waarbinnen de vennootschap die de Easypost-dienstverlening uitvoert haar maatschappelijke zetel heeft of naar vrije keuze van Easypost de territoriaal bevoegde gerechtelijke instanties van het adres of de zetel van de klant.

 
 

HULP OF ONDERSTEUNING NODIG?