Digitaal aangetekend verzenden: is dat even veilig én rechtsgeldig?
Digitale aangetekende zendingen bieden enkele grote voordelen: je verstuurt ze wanneer het jou (niet het postkantoor) uitkomt, je volgt je verzending op de voet, je bespaart stevig op je kosten ... Alleen: is een digitale aangetekende zending juridisch evenveel waard én rechtsgeldig? Een goeie vraag!
Want ja, als onderneming, overheid en burger wil je natuurlijk alleen maar gebruikmaken van een nieuwe dienst zoals digitaal aangetekend verzenden, als dit 100% veilig en betrouwbaar is, én (minstens) even rechtsgeldig dan een klassieke fysieke aangetekende verzending.
Dat was precies wat Europa wou verzekeren met de Europese verordening eIDAS, die in 2014 in voege trad. Deze moest het vertrouwen in elektronische transacties op de Europese interne markt vergroten, door een gemeenschappelijke grondslag te leggen voor veilige elektronische interactie tussen burgers, bedrijven en overheidsinstanties.
Strenge vereisten voor digitale aangetekende zending
De Europese verordening stelde regels op voor enkele zogenaamde vertrouwensdiensten, die binnen heel de interne markt zouden gelden. Waaronder de ‘gekwalificeerde dienst voor elektronisch aangetekende bezorging’ (QeRDS). Of in mensentaal: de digitale aangetekende zending.
Met een QeRDS verstuur je ‘gegevens’ (lees: een e-mail) via ‘elektronische middelen’ (lees: het internet) naar een andere partij, waarbij je bewijs krijgt dat de ‘gegevens’ verzonden en ontvangen zijn. Daarbij moeten jij als zender en je geadresseerde zich eerst identificeren, vooraleer jullie de zending kunnen verzenden of ontvangen.
Wat is een digitale aangetekende zending?
Onderweg kunnen de verzonden gegevens niet onopgemerkt gewijzigd worden. Bij het verzenden en ontvangen wordt de zending immers beveiligd door een geavanceerde elektronische handtekening of zegel. Ten slotte worden de datum en het tijdstip van verzending en ontvangst aangegeven met een gekwalificeerde elektronische tijdstempel.
Hoe rechtsgeldig is digitaal aangetekend verzenden?
Een cruciale vraag. Een digitale aangetekende zending is perfect rechtsgeldig. Niemand mag namelijk ontkennen dat zo’n beveiligde QeRDS-mail rechtsgevolg heeft en een bewijsmiddel kan zijn in gerechtelijke procedures, stelt de eIDAS, louter omdat de mail elektronisch is.
Bovendien geldt volgens de verordening het vermoeden dat de integriteit van de ‘gegevens’ op zich in orde is, net als die van de verzending en de ontvangst ervan, en dat de dienstverlener nauwkeurig de datum en het tijdstip aangaf waarop de digitale aangetekende zending werd verzonden en ontvangen.
En hoe zit het met de juridische waarde?
Wel, een digitale aangetekende zending heeft evenveel juridische waarde als een fysieke aangetekende zending. Als je digitaal aangetekend verzendt, ontvang je een notificatie- en bewijsrapport. Zo krijg je inzicht in elke stap: van de verzending tot de aanvaarding en opening.
Het bewijsrapport vervangt het klassieke afgiftebewijs van een fysieke aangetekende zending. Dat kan je dan gebruiken als juridisch bewijsmiddel. Met wel een belangrijk verschil: het klassieke afgiftebewijs is gelinkt aan de enveloppe, terwijl het notificatie- en bewijsrapport gekoppeld zijn aan de inhoud van de verzending.
Met andere woorden, met een digitale aangetekende zending kan je méér bewijzen: ook wat er in je brief stond.
Aangeboden door gekwalificeerde dienstverlener
Dit alles maakt dat een digitale aangetekende zending 100% veilig, betrouwbaar én rechtsgeldig is. Ten minste, op één voorwaarde. Je moet er natuurlijk 100% op kunnen rekenen dat diegene die voor jou digitale aangetekende zendingen mogelijk maakt, ten volle alle eIDAS-vereisten vervult.
Zo’n QeRDS mag dan ook alleen verzonden worden door een QTSP, een Qualified Trust Service Provider. Daarvoor word je extern geauditeerd. Zodra de auditeur een positief advies heeft gegeven, belandt het dossier bij de FOD Economie. Zij beslissen of de dienstverlener het QTSP-certificaat krijgt. Daarna ondergaat de dienstverlener minstens eenmaal in de 24 maanden opnieuw een audit, om zeker te zijn dat hij en zijn vertrouwensdiensten aan de eIDAS-vereisten blijven voldoen.
Verzend aangetekend digitaal via ons!
Sinds kort hebben we ook bij EasyPost onze QeRDS-vergunning beet, na een grondige audit. Voortaan kan je dus ook via ons digitaal aangetekend verzenden. Dat lukt erg makkelijk, veilig en 100% betrouwbaar via ons digitaal platform EasyPost Connect. Eventueel zelfs geautomatiseerd, naadloos geïntegreerd in je verzendprocessen.
