Hoe verzend je een digitale aangetekende zending via EasyPost Connect?
Op zich bieden digitale aangetekende zendingen jouw organisatie al heel wat voordelen: een stevige besparing op je kosten, meer flexibiliteit, transparantie tijdens het verzenden, rechtsgeldigheid ... Maar dan wordt het nog makkelijker, als je de digitale aangetekende zendingen via ons klantenportaal EasyPost Connect doet. Hoe verloopt dit precies?
Overtuigd van de voordelen van een digitale aangetekende zending (QeRDS)? En nu benieuwd hoe je concreet digitaal aangetekend verzendt via EasyPost? Wel, dat verloopt uiterst eenvoudig, efficiënt en veilig via ons gloednieuwe platform EasyPost Connect. Concreet kan je daarbij twee pistes volgen.
Ofwel verzend je zelf
Dan dien je eerst je te verzenden document in op ons EasyPost Connect-platform, via de workflow voor digitale aangetekende zendingen. Daarna krijgt je geadresseerde een unieke link via e-mail, met de boodschap dat de digitale aangetekende zending klaarstaat. Aangezien je de aangetekende zending digitaal verstuurt, ontvangt de ontvanger die nagenoeg onmiddellijk (volgens de snelheid van de internetverbinding).
Om de inhoud van de zending te kunnen downloaden en lezen, moet de geadresseerde zich vervolgens identificeren via eID of itsme®. Met andere woorden: je bent 100% zeker dat je zending bij de juiste persoon terechtkwam.
Ofwel verzend je automatisch
Want ja, dat kan ook. Perfect aansluitend op de workflow van jouw organisatie. Daarbij kies je zelf hoe je de documenten aanlevert: ofwel manueel (bv. via een drag-and-dropsysteem), ofwel automatisch (bv. via het SFTP-protocol of via een API). Vervolgens zet het systeem je aangetekende zendingen vanzelf klaar voor verzending. De verzendgegevens lezen we automatisch uit je documenten.
Zo’n geautomatiseerde digitale aangetekende zendingen besparen je organisatie heel wat geld en tijd.
Eerst digitaal, dan op papier
Krijg je geen reactie op of ontvangstbevestiging van je digitale aangetekende zending, binnen het vooraf vastgelegde aantal dagen? Dan zetten we de digitale aangetekende zending automatisch om naar een klassieke aangetekende zending. Daarbij drukken we de zending af en sturen we die fysiek naar je bestemmeling. Jij bepaalt hoe snel we tot die verzending op papier overgaan. Moeten we binnen de werkdag na de digitale verzending ook fysiek versturen, dan doen we een zogenaamde hybride aangetekende zending.
Door eerst digitaal en pas daarna fysiek te versturen, combineer je de lage kost van een digitale aangetekende zending met de autoriteit van een klassieke aangetekende zending. Voor maximale efficiëntie, tegen een minimale prijs.
Volg de status perfect op
Ondertussen zie jij in je persoonlijke dashboard per verzending en bestemming of je bericht goed is afgeleverd, geopend of verwerkt. Maar tegelijk ook wanneer een volgende taak uit de workflow zal starten, en welke dat dan zal zijn.
Bovendien ontvang je notificatie- en bewijsrapporten van de digitale aangetekende zendingen, waarin je alle stappen kan volgen: van het indienen tot de acceptatie. Tegelijk kan je eenvoudig alle afgiftebewijzen raadplegen en bewaren. Die blijven 10 jaar lang op EasyPost Connect beschikbaar, zodat je die niet zelf moet bijhouden.
Klaar voor digitaal?
Klaar om je aangetekende zendingen voortaan digitaal te versturen? Efficiënter, goedkoper (aan 2,18 euro, in plaats van minstens 8,33), transparanter tijdens de verzendproces, en met dezelfde rechtsgeldigheid dan een fysieke aangetekende zending?
Dan zit je bij EasyPost prima. Wij zijn er trouwens ook voor gecertificeerd. Sinds kort hebben we namelijk het QeRDS-label op zak, na een uitvoerige externe audit. Zo voldoen we aan de strengste Europese vereisten en staan we helemaal klaar om iedereen de voordelen van digitale aangetekende zendingen te laten ontdekken. Ook jouw organisatie.
Wil je vanaf nu ook je aangetekende zendingen digitaal versturen? Zoals trouwens steeds meer Belgische organisaties en bedrijven doen? Ontdek dan verder alle details over digitale aangetekende zendingen via EasyPost. Of maak meteen een afspraak voor een demonstratie, en ontdek het verschil zelf.
