Hoe los je de nadelen van een frankeermachine op?
Enkele kleine organisaties verwerken hun bedrijfspost nog volledig manueel. Maar de meeste bedrijven zetten daarvoor vandaag een frankeermachine in, waarmee ze grote volumes post snel kunnen verwerken en frankeren. Alleen: zo’n toestel heeft ook nadelen. Welke dan? En vooral: hoe los je die minpunten op?
Om te beginnen: het kostenplaatje
Het mag dan wel handig zijn om sneller bedrijfspost te verwerken, een van dé nadelen van een frankeermachine is zeker dat ze veel geld kost. Niet alleen dien je het toestel te kopen of te leasen, je moet ook het onderhoud, de inkt en ander materiaal bekostigen. Daarnaast betaal je het frankeergeld vooraf, waarbij je telkens tegoed bijkoopt.
Bovendien: het verlies van tijd
Maar een frankeermachine heeft nog nadelen. Zoals het feit dat ze niet volledig geautomatiseerd werkt. Met andere woorden: je moet nog altijd personeel inzetten om de machine te bedienen en de post ermee te frankeren. Medewerkers die zo heel wat kostbare tijd verliezen, die ze beter aan jouw kernactiviteiten besteed hadden.
Met een grote kans op fouten
Bij het bedienen van de frankeermachine kunnen er ook zaken verkeerd lopen. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker een heleboel brieven tegen een bepaald tarief moet frankeren en achteraf vergeet het apparaat correct af te sluiten. Met als gevolg dat de volgende werknemer zijn brieven mogelijk tegen het verkeerde tarief frankeert.
Maar ook de frankeermachine zelf kan nadelen opleveren. Je loopt namelijk risico op defecten en storingen als je zo’n toestel gebruikt. Bij een defect kan je niet anders dan alle postverzending stop te zetten tot de storing opgelost is. Zo raakt je bedrijfspost verstoord, wat grote gevolgen kan hebben als het om belangrijke officiële documenten, facturen of aanmaningsbrieven gaat.
Geen volumekortingen
En dan zijn er nog verborgen nadelen. Zo geniet je met een frankeermachine geen flexibele tarieven en volumekortingen. Het maakt niet uit hoeveel post je dagelijks verwerkt en frankeert, altijd betaal je dezelfde standaardtarieven. Je haalt er met andere woorden geen enkel financieel voordeel uit.
Vaarwel aan alle nadelen van je frankeermachine!
Neem je liever geen enkele van deze risico’s? Dan is het antwoord eenvoudig: besteed je postverwerking deels of volledig uit aan een postpartner zoals wij. Een stap waarmee je veel geld en tijd wint, bijvoorbeeld omdat je geen enkele onderhoudskost meer zelf moet financieren. Of omdat je wél volumekortingen geniet. Bovendien kunnen je medewerkers zich volledig toeleggen op de kerntaken van je bedrijf, zonder kostbare tijd te verliezen.
Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen?
Neem dan snel contact op! We helpen je graag je postverwerking optimaliseren zodat die efficiënter en voordeliger dan ooit verloopt.
